Süsteemselt ja paindlikult! 

Hea lugeja, toome Sinuni uued artiklid dokumendihalduse vallast. Uudiskirjast leiad intervjuud dokumendihalduritega, valdkonna uudised ja ülevaate Dokumendihaldurite Ühingu sündmustest. 
 
 

Dokumendihaldurite Ühing sai omale logo

Katrin Leemet








Logo loomise juures otsisime üheskoos midagi, mis seonduks dokumendihalduse tööga ja annaks sellele visuaalse vormi. Dokumendihaldurite Ühingu tunnuslauseks on Süsteemselt ja paindlikult! mis iseloomustab kokkuvõtlikult tegutsemislaadi, mida ühelt healt dokumendihaldurilt oodatakse. Pidades oluliseks innovaatilisust ja rohelist mõtteviisi, püüame edendada neid väärtusi, mis aitavad muuta dokumendihaldurid ühtehoidvaks ja sõbralikuks kogukonnaks. Me kõik teame väga hästi, kui mitmetahuline on dokumendihaldus ja meie eriala koosneb justkui erinevatest mosaiigitükikestest, mis üheskoos moodustavad süsteemi ehk terviku! Ühingu logos kasutatakse kolme värvi, mida, võiks lahti mõtestada järgmiselt:
Nende kolme elemendi ja värvirütmi koosmõjus tekib ühtne tervik – korrapäraselt asetatud värvilised ruudukesed sümboliseerivad seda, et dokumendihaldur peab enda käsutuses olevate instrumentidega ehitama väärtust loova keskkonna, kus kõik elemendid on tasakaalus, nii et tekib loogiline ja hästitoimiv süsteem. Dokumendihaldurite Ühingu logo on kolmevärviline – roheline, punane, sinine.
Roheline sümboliseerib keskkonnahoidlikkust ja rohelist mõtlemist, nn Green Office keskkonnahoiu juhtimise põhimõtteid, mida paljud asutused ka juba rakendavad.
Punane tähendab seda entusiastlikku ning pühendunud dokumendihaldurit,
kes teeb oma tööd hoole, armastuse ja kirega.
Sinine sümboliseerib tarkust, loomist, paindlikkust – nii nagu vesi voolab looduses. Loe pikemat lugu siit.
 
 

Kokkuvõte DHÜ üldkoosolekust

Teele Kurm

 
7.mail 2011 toimus Viljandis Dokumendihaldurite Ühingu aastakoosolek. Koosoleku sissejuhatuseks andis DHÜ terminoloogia töögrupi tegevsekretär Karin Saarepuu ülevaate DHÜ terminoloogia töörühma tegevusest möödunud tegevusaastal. Järgmised päevakorrapunktid olid: ülevaade DHÜ eelmisest. tegevusaastast, majandusaasta aruande kinnitamine, liikmelisusega seotud küsimused ning üheskoos arutati DHÜ edasisi tegevusplaane. Kirsina tordil said koosolekul osalejad valida DHÜle logo. Koosoleku protokolli said oma postkasti kõik DHÜ liikmed. Väikese kokkuvõtte DHÜ möödunud tegevusaasta kohta leiab DHÜ veebilehelt.
 
 

Tagasivaade konverentsile
„Eesti dokumendihaldus X“

Lea Baumann
 






15. aprillil sai teoks ühingu liikmete ammune plaan korraldada dokumendihalduse konverents. Konverents peeti koostöös Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskusega. Kuna 2011. aasta on dokumendihalduse juubeliaasta, oli konverentsi õhkkond pidulikust meeleolust kantud. Konverentsi deviis oli Pilk minevikku, hetkeseis ja tulevik. Viimase kümne aasta arengud dokumendihalduses on olnud mitmekülgsed: tänaseks on kehtestatud nõuded dokumendihaldustarkvaradele, toimib eriala süstemaatiline õpetamine, toimib dokumendihalduri kutsesüsteem, lähtumine rahvusvahelistest praktikatest. Jätka lugemist
 
 

Dokumendihalduri kutset
tutvustab nüüd ka Rajaleidja

Teele Kurm
 
Alates käesoleva aasta aprillist leiab portaalist  Rajaleidja dokumendihalduri kutseala- ning ametikirjelduse. Rajaleidja on portaal, mis kajastab nii noorele kui ka täiskasvanule vajalikku haridus- ja tööalast infot ning mida haldab ja arendab SA Innove karjääriteenuste arenduskeskus. Dokumendihalduri kutseala- ning ametikirjelduse ilmumine Rajaleidjas on sammuke edasi kutse tutvustamisel ja populariseerimisel ning loodetavasti tekitab see amet huvi nii õpihimulistes noortes kui täiskasvanutes. Enne karjääri- või õpingute planeerimist saab testida ka dokumendihalduri ameti tundmist.
Kirjeldused ning küsimustiku koostasid Teele Kurm, Lea Baumann ja Merle Vaab ning kirjeldusi illustreerivad fotod meie tublidest dokumendihalduritest. 

Dokumendihalduri kutsealakirjeldus
Dokumendihalduri ametikirjeldus
Dokumendihalduri ametitundmise küsimustik  
 

Tõlkeartikkel "Dokumendi- ja arhiivihalduse teenuse sisseostmine"

Chris Churchhill, March/April 2010, AIIM Magazine
Tõlkinud Mirje Sepp




Pole saladus, et erinevate tööstusharude ja valdkondade eri suuruses ettevõtetes luuakse ja säilitatakse üha rohkem dokumente ja aina enamas vormingus kui kunagi varem. Osaliselt on see ajendatud regulatsioonide ja seaduste täitmisest.
Paljud organisatsioonid on läinud dokumentide digitaliseerimise ja salvestamise teed. Digitaalse teabe eeliseks on kiirem ja ülevaatlikum juurdepääs teabele, sõltumata asukohast ning sujuvam ja efektiivsem tööprotsess, mis omakorda tagab kulude kokkuhoiu.
 
Kuid isegi kui dokumendid muudetakse skaneerimisega digitaalseks, siis enamik ettevõtteid säilitab neid samu dokumente ka paberkandjal enda valduses või teenusepakkuja juures ja see juba on kulukas ja ebaefektiivne lahendus. Selline hübriidmaailm, kus kõrvuti hoitakse nii paber- kui digitaalseid dokumente, eksisteerib meil juba aastaid, ilmselt aastakümneid. Eelkõige on see probleemiks väga suurtes ettevõtetes ja seda sellepärast, et üleminek digitaalsele toimub väga aeglaselt, samm-sammult ja struktuuriüksuste kaupa. Harva esineb lausdigitaliseerimist. Jätka lugemist

Intervjuusari
„Meie dokumendihaldurid“

Teele Kurm
 
Seekord räägivad oma tööst
Kätlin Soots (pildil)
ja Karin Arro,
keda lisaks dokumendihalduri kutsetunnistuse omamisele ühendab ka töö üsna meeste pärusmaaks peetavas Kaitseväes. 
 
Kätlin, kellel on vist üks pikemaid ametinimetusi, mida üldse võib ette kujutada, töötab Kaitseväe Logistikakeskuse Tervisekeskuse Meditsiiniväljaõppekeskuse parameedikute väljaõppejaoskonna allohvitserina. Lühidalt öeldes on Kätlin kaadrikaitseväelane, auastmega nooremseersant. Kätlinil on dokumendihaldur IV kutsetase ning hoolimata ametinimetusest, tegeleb ta peamiselt dokumentide haldamisega.Jätka lugemist

Karinile on omistatud dokumendihaldur V kutsetase ning auastmelt on ta nooremleitnant. Karin töötab Kaitseväe Peastaabis deklaratsioonihoidjana ning tema töö on hallata vägagi spetsiifilisi dokumente majanduslike huvide deklaratsioone. Jätka lugemist

 

Uudiskirja aitasid koostada:

Karin Arro, Lea Baumann, Eve Kask, Teele Kurm, Anu Käärik, Katrin Leemet, Imbi Mäeste,  Mirje Sepp, Kätlin Soots, Pille Vestung.